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指示の理由ははっきりと

2018.05.13猪俣恭子

先日、新入社員対象のコミュニケーション研修を担当した。
入社から一ヶ月もたてば、
それなりに大人びて見える。
頑張っているなと頼もしく思う。

さてコンテンツの一つに、
「報告連絡相談」のケーススタディをいれた。
先輩からイベントの準備を任された新入社員が、
報告連絡相談がもれてしまい、
先輩や上司から叱責を受け、
落ち込んでしまうという内容だ。
どのようにしていけば、このようなことにならなかったかを
考えてもらうもの。

休憩時間に、新人の一人が感じ入ったように言いに来てくれた
「先輩からとにかく報告してきて、相談してきて、と言われています。
 自分でもそうしているつもりですが、
 もっとしてきていいからと言われていて、
 その理由がよくわかりました」
と。

新人の気持ちもわかる。
「報告」「相談」というのは、
こちらからのアプローチだから、
仕事をしている先輩や上司の行動を一中断させてしまう。
これはなかなか勇気が必要だ。
「お仕事中失礼いたします」と一言添えながら声をかければよい、
というのは重々わかってはいるものの、
実際にはやりずいらだろう。
よって、先輩や上司の様子をじいっと観察しながら、
声をかけるタイミングを推し量ってしまう。

さて、さっきの新人が話してくれたこと。
「理由がわかりました」とのくだり。
そうなのだ。
報告連絡相談をなぜその都度してきてほしいのか、
確固たる理由がある。
以下のことを研修で伝えた。

  先輩や上司の仕事は、
  業務を管理すること。
  管理というのは、
  計画どおりに業務が進んでいるのか、
  納期に間に合うように物事は進んでいるのか、
  トラブルの小さな芽があれば、
  それを早く積む必要があるし、
  どこかで手間取っているようであれば、
  何かしら手を打つ必要があるし、
  その場その場で判断しながら管理という役割を果たす。
  それが先輩や上司の仕事。
  さて、判断しながらと言ったが、
  判断するためには、何が必要だろう?
  そう、情報。
  内容がよくても悪くても、
  情報がなければ、判断ができない。
  だから、自分がよりよい判断をするために、
  よりよく管理できるようになるために、
  皆さんから報告や相談という情報をもらうことが、
  とても大切になってくる。

これが、報告連絡相談を、
何があってもまずは優先して先輩や上司に届けることの理由。
これを研修中に伝え、受講者は納得したというわけだ。

ここで思う。
新人たちが主体的に自分で考えながら、
一人前として仕事ができるような成長を促すならば、
やはり、そこに「理由」が必要だと。
なぜ、その「行動」をとってもらいたいのか。
それが腑に落ちれば応用が効ける新人になる。
とってもらいたい「行動」のみを指示していると、
「行動」を記憶して繰り返すのみだ。
言われたことをただやる新人になってしまう。

もちろん、新人にも「どうしてそれをするのか」を
考えながら指示を受けることも必要だが、
しかし、やはり指示をするときには、
「なぜそれが業務を遂行するうえで重要なのか」まで、
はっきりと相手に伝える必要もあろう。

相手からもっと報告連絡相談をしてもらいたい。
「する」ことを共有するよりも、
「なぜそうなのかの理由」を共有する。
それが、生産性を高めることに直結すると思った次第。
これからの研修での解説も、「理由」をvividiに語っていこう。

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